Au sein d’une unité médicale, l’accueil téléphonique et la gestion administrative sont des tâches fastidieuses et répétitives au quotidien. Or, elles sont cruciales pour la bonne organisation de la structure en général. Heureusement, les médecins ont la possibilité de recourir à un service de télésecrétariat médical. Il est constitué de nombreux télésecrétaires disponibles pour réaliser toutes les tâches associées au secrétariat médical. Mais quelles sont les missions à confier à cette structure externalisée ?
La permanence téléphonique médicale
Un service de télésecrétariat médical est en mesure d’assurer la permanence téléphonique médicale des institutions de santé. Souvent, l’agence rassemble une équipe de télésecrétaires. Ces derniers ont les compétences nécessaires pour recevoir et traiter les appels provenant des patients. Ils ont été formés dans le domaine pour pouvoir offrir satisfaction aux patients. D’autant plus qu’avec le caractère urgent des appels, le recours à ce service permet de garantir aux patients un accueil professionnel à toute heure et tous les jours de l’année.
Dans tous les cas, le traitement des appels est souvent exécuté en fonction des consignes établies par le cabinet ou l’unité de santé. Les professionnels de santé ont donc le choix entre confier une partie ou la totalité de la permanence téléphonique. Ils ont également la possibilité d’accéder aux échanges réalisés entre les patients et les télésecrétaires à n’importe quel moment grâce à des outils de dernière génération. La flexibilité et l’innovation des prestations en télésecrétariat médical sont bien au rendez-vous avec cette solution.
La gestion d’agenda et de prise de rendez-vous
Les médecins et les spécialistes ont souvent un emploi du temps surchargé au quotidien. C’est aussi le cas durant les périodes de pics d’activité. Or, ils ont besoin d’une bonne organisation pour pouvoir travailler en toute quiétude. Le recours à un service tel que le télésecrétariat médical s’avère être bien utile. En réalité, celui-ci est en mesure d’assurer la gestion de l’agenda des praticiens et même d’organiser les prises de rendez-vous.
Il suffit pour les professionnels de santé de communiquer au télésecrétaire leurs besoins pour obtenir une organisation optimale. Dans la réalisation de cette mission, les télésecrétaires feront une liste des tâches, l’organisation des blocs de temps pour les activités importantes et les planifications des journées et des semaines.
Confier cette étape à un télésecrétariat médical permet d’obtenir un planning rigoureux avec une parfaite synchronisation entre les équipes médicales. Il s’agit d’une grande aide pour une meilleure gestion du temps.
Saisie des comptes rendus médicaux
En plus des missions précédentes, les prestataires peuvent aussi effectuer la saisie des comptes rendus médicaux. En effet, les télésecrétaires ont été bien formés pour entamer cette tâche importante.
Dans ce domaine, ils prennent en charge la frappe de rapports d’hospitalisation, la saisie d’expertises, la retranscription audio des consultations, la mise en forme en fonction des règles préétablies… Au vu de la déontologie médicale, la société de télésecrétariat médical se doit aussi de respecter la confidentialité des données traitées.
Archivage des dossiers médicaux
Dans une unité de santé, les médecins rédigent tous les jours des ordonnances. Ces documents sont souvent conservés dans un document. Chaque patient dispose d’un dossier médical qui contient toutes les informations sur son état de santé. Lors de plusieurs des consultations médicales, les praticiens doivent consulter ce document pour un meilleur suivi des patients. Or, il peut avoir des centaines de patients. De ce fait, les résultats d’examens, les feuilles de soins ou encore les comptes rendus peuvent s’empiler et s’accumuler à un endroit précis. Autant éviter ce bazar grâce au classement et archivage des dossiers médicaux.
Un service de télésecrétariat médical a les moyens et les capacités à les classer à des emplacements sûrs. Il s’agit ici de transformer les documents papier en des versions numériques. Tous les dossiers seront bien classés et en toute sécurité sur des espaces de stockage sécurisés. D’autant plus qu’ils seront accessibles à tout le personnel médical en temps réel et à n’importe quel moment. Cette solution procure un réel gain de temps.
